Facturación Electrónica

Qué es la Factura Electrónica

Documento que soporta transacciones de venta bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas permitiendo el cumplimiento de las características y condiciones en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación.

“En esencia, una factura electrónica es el documento que soporta las transacciones de compra de bienes o servicios generado con la utilización de cualquier tecnología para facilitar la interacción de compradores y vendedores a través de internet. Su utilización en el país puede generar incontables beneficios para las empresas y los compradores en términos de costos y efectividad”

Características de la Factura Electrónica.

  • Utilizan el formato electrónico de generación XML estándar establecido de acuerdo a la normativa de cada país.
  • Llevar numeración consecutiva autorizada.
  • Incluir firma digital o electrónica para garantizar autenticidad e integridad y no repudio de la factura electrónica.

Beneficios y ventajas de la factura electrónica

  • Procesos administrativos más rápidos y eficientes.
  • Mejora la relación cliente/Proveedor
  • Disminuye costos a través de la eliminación los gastos de impresión, envío y distribución de las facturas tradicionales, además de minimizar el tiempo empleado en su emisión y entrega. La Facturación Electrónica no contempla costos adicionales, ya que el proceso puede hacerse en plataformas de acceso común. 
  • Contribuye con el medio ambiente gracias a que su uso ayudará a las estrategias de reducción de costos y ahorro en papel de las compañías.
  • Esta tecnología elimina la necesidad de utilizar espacios físicos para conservar las facturas generadas por las empresas facilitando el almacenamiento, además de asegurar su disponibilidad en cualquier momento y lugar a través de internet o sistemas digitales de respaldo. Este hecho hace necesario que las empresas también avancen en la automatización de su gestión documental, lo que ayudará en la organización para que la búsqueda y mantenimiento de archivos se lleve a cabo de manera más fácil, y efectiva.
  • Pagar productos y servicios nunca será tan fácil y rápido como cuando se masifique la Facturación Electrónica, esto permitirá la simplificación de las transacciones. En cuestión de segundos los compradores tendrán acceso a su información de compra y, si presentan quejas o sugerencias, podrán abrir canales de colaboración electrónica con las empresas que ayudarán a mejorar las experiencias de compra.
  • Eliminación de riesgo de pérdida de documentos físicos, ya no habrá facturas perdidas con la implementación de la Facturación Electrónica. Los recibos quedarán guardados en servidores como correos electrónicos o páginas de las empresas, lo que garantiza su acceso, trazabilidad y manejo cuando y donde se necesite.
  • La seguridad de los datos será uno de los principales beneficios de la adopción de esta tecnología. Mecanismos como la firma electrónica, seguimientos y protocolos internacionales de protección de la información de los usuarios de acuerdo a la normativa de cada país, blindarán los datos de los usuarios y darán confiabilidad a las facturas, además, se podrán activar notificaciones por correo electrónico de envío y recepción, lo que protegerá aún más la información de compra.
  • La implementación de la Facturación Electrónica también genera un impacto positivo en la economía a través de la optimización del control fiscal, al contar con una revisión constante de las transacciones, su uso ayudará a disminuir la evasión de impuestos, e incrementará el recaudo tributario, al evitar pagos sin factura o los registros adecuados de las compras y ventas en los países de aplicación de esta tecnología.